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因应新冠肺炎的远距工作与教学需求, Google 开放 G Suite 和 G Suite 教育版免费使用 Hangouts Meet 视讯会议进阶功能

照片中提到了G SUITE、远距工作要点:IT人员可以为异地办公做好、哪些准备,包含了图标、Google云端硬盘、G套房、邮箱、图标

新冠肺炎使得全球人心惶惶,为了避免风险,许多公司纷纷宣布居家办公与远距办公,也有一些学校采用远距课程,也因此与远距办公相关的硬件与服务蔚为盛行,例如 Zoom 就获得不少企业青睐;而作为重要云服务的供应者, Google 也整理旗下远距工作的资源供企业与教育机构参考,同时更宣布至 7 月 1 日前开放进阶 Hangouts Meet 视讯会议功能供 G Suite 和 G Suite 教育版的机构免费使用。

此次开放的 Hangouts Meet 进阶功能包括更大型的视讯会议,提供直播与会议录制,使线上会议、线上教学的型态更能因应疫情的加剧提供更多人的远距办公参与。

Google 建议为了符合远距办公的效率与安全需求,企业 IT 人员可将受到管理的设备进行合适的存取政策,使不同层级的员工在远距可取用所需的资源,同时在提供远距办公的过程,可利用分析使用趋势了解员工数字工具的使用情况,并将这些使用情况提供给员工参考与效法。

同时为了使远距办公仍能顺利协作,除了例行的视讯会议互动以外,可在员工同意下进行会议录制,提供给可能因特殊原因无法参与的员工了解情况,另外可透过群组聊天与文件共享,使远距工作的彼此掌握进度,或是进一步架设内部网站提供重要资讯与资源整合,此外藉由共通行事历,可使彼此了解会议安排,避免时间冲突。

或许在因为新冠肺炎造成员工必须远距办公前,员工对数字工具的熟悉度还不够, Google 也建议企业可与员工沟通,如是先建立团队的群组,以电子邮件提供团队分享资讯,并依照不同专案设定独立的群组,同时透过聊天室功能进行讨论;此外建立共用云端硬盘共享资源固然重要,不过也别忘了设定分享权限,共同编辑文件与增加操作与注解,加速彼此协作的效率;同时 Google 协作平台可使团队轻松建立专属内部网站,提供公告、成果展示与存取 G Suite 相关内容。

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