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不允许失误,王啓任律师守护机密档案的秘密武器:QNAP NAS TVS-473e

照片中提到了TOSHIBA,跟南丰集团有关,包含了适合、白领阶层、适合、工资工、商业

律师总给人冷静沉着、擅长论辩的形象,但透过这一次与王啓任律师的访谈,我们发现其实作为律师,是一个相当需要关怀他人与感性的职业。在访谈过程中,他不断强调,律师的工作内容不光只是打官司,更常常需要感受当事人的情绪,同理当事人的处境。而在这些背后,守护客户资料是律师最基本、却也是最重要的工作。王啓任律师坦言,在律师的工作流程当中,几乎有一半的工作时间是确保「文件管理与案件交接正确性」,他甚至笑称这样的状况像是「守护宝藏」。这一次律师有机会试用 QNAP TVS-473e 体验 NAS 技术的好处,使他赞叹这项技术若未来有机会普及于律师产业,绝对会大幅提升工作流程的效率。

▲王啓任律师认为,一个称职的律师不光需要经验,还需花时间同理当事人的情绪,用这样的心态,才能将每个案件作为独特的个案处理。而在这些背后,守护客户资料是最基本也最重要的工作。


 

▲对日理万机的律师来说,常常需要管理大量的纸本机密资料,相当耗时、费力。

▲王啓任律师最近体验 QNAP TVS-473e NAS 系统,大幅提高备份与管理资料的效率,也省下庞大的人力与时间成本。

尽管云端储存是一个相当普及的技术,但在律师事务所却不常见,最大的原因在于「信赖感」。王律师解释:「其实我也曾经考虑过用云端管理资料,但因为律师法规定,案件相关的资料,律师有义务保管五年才能销毁。长年累积下来,资料量相当庞大,若全部扫瞄完上传云端,光是建置管理的 SOP 就是一大难题;举例来说,假使把 100 个案件同时备份在 5 个云端空间,就等于同时有 500 个档案要管理,对规模不大的事务所来说,人力成本便是一大负担。重点在于,将资料备份在云端这件事对律师本身就是一大风险。我经常说,律师是一份『不允许失误』的工作,将资料储存在看不见的云端,多少让人有机密外泄的疑虑,但只储存在电脑、随身碟或外接硬盘,管理上又容易受限。

「这一次体验到 NAS 私有云的资料管理方式,我认为对律师工作有很大的帮助。事务所拥有自己的云端,不只安全性疑虑消失了,资料管理、将案件交接给同事也更方便,再也不用什么东西都东印一份、西印一份了。」王律师开心地说着。

▲QNAP TVS-473e NAS 系统采 4-Bay 设计,王啓任律师搭配 4 颗 Toshiba N300 4TB NAS 专用硬盘,让工作流程加速许多,未来若容量不足也可以自行扩充。

▲至于硬盘品牌挑选方式,律师也有一套心法:「除了硬盘容量大,更重要是运作时的稳定性,目前我搭配 4 颗 Toshiba N300 4TB NAS 专用硬盘,未来若容量不够也会考虑升级。」QNAP TVS-473e NAS 系统支持多种品牌与规格,能弹性的依照需求安装硬盘,使用灵活度提升许多。


 

▲即使人不在办公室,也能即时把资料上传备份、在外与客户开会时,登入就能开启 NAS 里的资料,不用像过去携带好几个随身碟出门。

值得一提的是,QNAP TVS-473e 的快照功能(Snapshot),也让王律师觉得备份多一分保障,「虽然我每天都很小心备份资料,但还是会担心系统无预警故障、或遇到恶意软件攻击,QTS 储存空间总管提供简单好用的快照工具,只要简单步骤,就能记录任一时间点系统状态与资料,这对律师工作来说太重要了。快照功能不仅让繁复的工作流程多一份保险,搭配 TOSHIBA 硬盘与 KIOXIA SSD 使用起来更顺畅。整体来说,透过 NAS 备份资料,系统清晰透明令人信赖,重要资料全储存在实体硬盘,心里也感到踏实。」

另外,王律师也很推崇 QNAP TVS-473e 档案协同与分享功能,「协同分享能展现团队合作的核心价值,过去若要修改一份文件,可能要麻烦助理影印出来、同事之间坐下来面对面确认文件内容,相当耗时。不过现在只要透过 Qsync 小工具,同步共享与建立团队专属资料夹,更方便集中管理各种资料,只要事先设定好权限,之后就不用费心移转资料,在交办事情更有效率,所有上传的档案,都能透过任何与 NAS 连接的设备读取,多人协作合作无间,加快整体作业流程。」

▲档案协同功能,能同步共享与建立团队专属资料夹,只要事先设定好权限,同事之间便能共同编辑文件,能让交办事情过程更具效率。

王律师甚至把档案协同概念,运用在与客户沟通的过程。「有些当事人会提供他们亲自拍摄的搜证资料,我会在 NAS 开一个资料夹让他们上传,如此一来,他们就不用辛苦地往返事务所。NAS 硬盘容量很大,加上 4-Bay 设计方便将来扩充,才能把当事人辛苦收集的资料保存下来。另外,QNAP TVS-473e 拥有出色的 4K 影片即时转档能力,能自动把影片转成顺畅的播放格式,让我不必考虑到转档问题,就能直接观看客户上传的影音档案。」

▲除了强大的同步功能,QNAP TVS-473e 还搭载 USB 接口,只要插进随身碟,系统会自动把资料储存到 NAS 里,让备份这件事变得简单。

访谈最后,王律师特别提到,随着司法院在今年底推动卷证电子化,未来台湾司法体系将愈来愈欢迎科技应用,司法工作者也需要打开心房,投入科技的怀抱。此外王律师也再次强调,律师是一份不允许失误的职业,除了要具备专业的法律知识,必须把当事人资料保存好。

「某些文件正本只有一份,如果遗失是完全无法赔偿的,因此事务所的设备与器材必须与时俱进,才能预防各种风险,提高资料管理的效率,如此才能把更多心力花在案件本身,用心去同理当事人,客制处理每个案件,才称得上是一位好律师。」

 

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