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后疫情时代就靠 Adobe Sign 电子签名加速工作顺畅

2021 无疑是最困难的一年,由于新型冠状病毒的蔓延颠覆人们习以为常的生活,这也让企业间的文件签署面临挑战,早在无纸化的资讯革命初期,Adobe 创造的可携式文件格式 PDF 俨然已成为电子档案的标准格式,而电子文件的最后一哩路电子签名,Adobe Sign 也有备而来,帮助企业、个人在后疫情时代通过电子签名,加速以往文件回签的流程。

Adobe Sign:https://acrobat.adobe.com/tw/zh-Hant/sign.html

Adobe Sign 电子签名-后疫情时代、无纸化的利器

过往文件签署的纸本来往不仅旷日废时,一来一往间也磨掉了好几个工作天大幅降低了工作效率,即便在无纸化的时代,遇到需要签署的文件时,还是需要自行打印、签名然后扫描回传,或许各位对于这样的套路习以为常,但要如何提升工作效率同时保有文件签署的合法性,就要靠「Adobe Sign」来加速。

Adobe Sign 可通过网页、专属 App进行管理,需要签署的文件只要上传文件、输入签署者的电子邮件然后按下「送出」即可。而签署者收到电子邮件之后,只要按下连接就可在任何设备的浏览器当中进行签署,无须下载文件或者任何注册,一切以电子邮件与浏览器即可完成。

对于签署者通过 Adobe Sign 除了可加速整个签署流程,更能大幅提升工作的效率外,对于发送文件者 Adobe Sign 给予签署追踪与进度管理,快速了解每位签名者的状态亦可传送通知提醒签名。

Adobe Sign 网页与 App 让签名随时随地还有 Mega Sign

老实说,在体验 Adobe Sign 电子签名之前,原以为这步骤少说也要至少 5 个步骤的操作,但实际体验后 Adobe Sign 电子签名只需 3 个步骤不到 3 分钟就能完成签署文件的发送,若签署者同时在线上,索取签名的过程可能只要 5 分钟就能完成。

登陆 Adobe Sign 即刻开始「传送文件提供签署」的动作,除了基本索取签名外,也提供资料填写、发布网页表单与 Mega Sign 大量传送等功能。

传送签署的第一步则是新增该文件签署者的电子邮件,并可要求签名依照顺序完成,接着可写下电子邮件的信息,接着则将要签署的「档案」直接拖曳到方框当中,文件支持常见的 PDF、Office 文件,以及照片、云端空间 BOX、Dropbox 和 Google 云端硬盘的档案。

接着下一步需要自订签名栏位,以直觉的「拖曳」操作将签名栏、缩写、签名块、印章等栏位拖曳到文件适合的位置,并还可请签署者填写职务、公司、姓名、电子邮件、日期、文字输入等资讯,设置完毕后按下「传送」按钮即刻发送签署电子邮件。

收到签署要求的签署者,不论是使用手机、笔记本电脑还是桌电,都只要点选电子邮件中的「检阅并签署」按钮,即可通过浏览器开启 Adobe Sign 的签署页面,并依序完成需要签署的签名、填写资讯等操作,而个人签名支持:文字输入、绘制和影像等形式,若是使用移动设备则可直接手写签名。

所有签署栏位填写完毕后,网页下方就会显示「按一下以签署」的按钮,按下此按钮即可完成电子签署的动作,而电子文件一旦签署,表示本人同意此合约与消费者资讯披露。

 

 

任何发送的签署都可在 Adobe Sign 的管理页面中察看,像是正在进行的签署合约、已完成与等待您签署的合约,都可在后台察看;而签署完成的合约,除了线上可直接观看外,也可下载保存合约电子档,以及稽核报告显示完整的签署记录时间,而 Mega Sign 也可将多笔资料以 CSV 格式上传,发送给需要签署的所有人员。

Adobe Sign 的交易限制:请求签名的文件数

Adobe Sign 电子签名的便利,完全电子化的签名流程,大大加速甲乙方的签约过程,而且只要甲方订阅 Adobe Sign 服务,任何需要签约的乙方都能获得 Adobe Sign 快速、专业的电子签名的过程,目前 Adobe Sign 有提供个人、小型企业(1-9 人)的每月授权方案。

其中需要注意的则是「Adobe Sign 的交易限制」,每个 Adobe Sign 个人和小型企业计划,可包含每位用户 1 年 150 笔交易,换句话说即是每个 Adobe Sign 的帐号可发送 150 份签署合约,但毕竟每个客户、行业所需的交易次数其实相对难以估计,因此若是超过使用次数则可与 Adobe 经销联络,获得更多的交易次数。

https://helpx.adobe.com/tw/sign/faq.html#PurchasingAdobeSign

Adobe Sign 电子签名的法律效力

这么便利的电子签名是否具备法律效力呢?当然有,电子签名已普及全球 48 个国家,包含台湾在民国 90 年就已制订电子签章法,只要双方同意的前提下,得以电子邮件、电子签章签订合约。

电子签名具备法律性能的 3 大要素,包含着「签署者验证」,通过电子邮件传送的标准电子签名要求,会明确的显示出签署者的身分,以及信中唯一的连接进行签署,而这个过程会经过安全追踪,并记录在稽核记录中。

「意愿及同意」Adobe Sign 会协助证明签署者在签署的过程中表示签署意愿与同意与你进行交易;最后「最终证明」,电子签名要能提出每笔交易(签名)的清楚证明,包含已签署文件的副本以即属用电子签名纪录加密签名,以及完整的稽核记录(交易从开立到签名完成的时间戳记)。

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